AfricanCommunities.org

Officer expenses for October and November 07

Expenses have been paid to officers and the coordinator for October and November.

Here are the details of the claims.

Download my_expenses_for_october_2007..xls Furaha
Download my_expenses_for_sept_2007..xls Furaha
Download my_expenses_for_august.xls Furaha
Download donatians_expenses_for_oct_nov20071.xls Donatian

Executive committee meeting, 20 November 07

Venue: Chiyowonet

Date: 20th Nov, 2007

Place. Buguruni Dar Es Salaam

INTRODUCTION:

This a report expresses the meeting which was conducted at CHIYOWONET at BUGURUNI DAR ES SALAAM on 20th Nov, 2007.

 

Agenda of the meeting:

1. Opening of the meeting

2. Debriefing of the meeting

3. Network Office

4. Constitution

5. Topic and facilitation in the coming Nov. 2007 meeting.

6. Afconet Account.

7. Fundraising

8. Election

9. AOB

10. Closing of the meeting

 

1.0: The meeting was officially opened at 5:00 pm by the chair person (Furaha Dimitrious ) and down here is the lists of Ex.com members who.

 

i. Attended

1. Furaha Dimitrions

2. Yovita Makoko

3. Shaban Madega

4. Richard Mwendileno

5. Theobald Mtema

6. Stephen Milambo

7. Violet Yimbo

8. Mary Mabaya

 

ii. Absentees with notification

1. Pascal Maziku

2. Donation Marusu.

 

 

2:0 Debriefing of the last meeting:

Reading of the minutes of the previous meeting was not done due to unavailable of the report to the Ex. Com member which was to be done by Violet Yimbo, though the Ex. Com had clarification on the special elected committee which is dealing with the preparation of children Beach part gave a report of the Budget approaching 600,000/= Tsh and this beach, party was postponed until January 2008 before the opening of their school programs.

 

3. Network Office:

Chiyowonet has voluntarily given one of her room for AFCONET as the OFFICE .Therefore the issue here is to improve the standard of the room to meet the desire of AFCONET, and this will be done by requesting fund from other organization.

 

4. Constitution:

The Ex. Com pass through the constitution and feel like arranging a special network meeting to do some amendments, and made a decision to give a current copy of constitution to every network member.

 

5. Topic and facilitation:

Ex. Com has decided this topic for the coming meeting to be “Preparation of Annual report for Network member and will be facilitated by Furaha Dimitrious.

 

6. Network Account

The process of opening new Network Account is going smoothly an d will have her account in Barclays, few documents are missing now.

 

 

7. Fund rising

Ex. Com feels to have the Audited Annual Network Financial report which will be submitted together with the Annual Activity Report to the Vice President Office.

 

 

8. Election:

The Ex. Com proposed to have special forms for the candidates in the Annual General Meeting so as to make sure the candidates are coming from the Network and not the other wise. Therefore the Ex. Com members are waiting the Election format from Tim Jackson.

 

9. AOB

Still we don’t know where the Annual General meeting will be conducted but Chairman is still looking to these venues:

i. Care International

ii. Ubungo Plaza

iii. Maktaba ya Taifa

iv. Haidery Plaza.

 

10. The End

The meeting was closed at 7:15 pm by the Chairman.

 

Prepared by > Theobald Mtema

 Afconet Ex.com member

 

 

 

 

 

  

Monthly training meeting on 24 November 07: minutes

Venue: Care International Hall

INTRODUCTION:

This report expresses the meeting which was conducted at Care International Hall on 24th November, 2007.

Agenda of the Meeting:

* Opening of the meeting

* Reading of the minutes of the previous meeting held on 24th November 2007

* Session: Report Writing

* Report on Exchange visits

* Different reports from Foundation-London

* AOB

* Closing of the meeting

 

1.0: Opening of the meeting:

The meeting was officially opened at 9.40 am by the Chairperson

 

2.0: Reading of minutes of the previous meeting held on 27th October 2007:

Following the introductory speech, the Secretary read minutes of the previous meeting of 27th October, 2007.

 

3.0 Matters Arising

*Copies of AFCONET Constitution to be distributed to members

* Copies of the Certificate of the registered AFCONET to be given to members.

 

4.0: Session

The Session was on Report Writing. The Chairperson facilitated the session and focus was on Report Writing. It was revealed that many of our groups are poor in Report writing hence the initiative to empower group members on this special skills. The facilitator outlined and explained what is expected out of a sound report and how to arrange so that a report gives an overview of what exactly happened, when who, where, how and to which extent. He added that a report shall have statistics that reflets the event. Towards the end, the facilitator gave an assignment to group members to write reports of their activities according to the new gained skills.

The session was so enriching because members appreciated to have gained important skills. One of the members said,’Could I known this skills before I could be writing wonderful reports,’

 

6.0: AOB

Discussion on preparation for the Children Beach program was continued and it was reported that the program was postponed until January which will be convenient to the children

Members were prepared about the upcoming AFCONET General meeting on 2nd when general election for the Management team/Officers will be conducted too.

The coordinator Mr. Donatian Marusu explained about the coming of Mr. Tim Jackson from London and the various appointments to meet him as suggested by members. It was also announced that Mr. Tim Jackson welcomes those who would be interested to go along with him to visit some of the Groups that he did not visit last time when he comes.

 

CONCERN:

Some members raised their concern on the election day that they wouldn’t like the way the last time election was conducted because it was as if some people wanted to elect their close friends for their own benefit hence bringing in even more members to increase the number of votes. Others suggested that may the election be free and fair for the growth of the Network

7.0: The end:

The meeting was closed at 4:20 pm by the Chairperson.

The next meeting will be on 2nd December, 2007.

 

Prepared by

 

Pascal J.Maziku

AFCONET

Secretary

New pictures from RedHouse

Theobald Mtema at Red House has sent some wonderful photos of what the children are doing.
Here's one!

To see the picture in full, please click on the image and a bigger one will appear!

To see the picture in full, click on the image and a bigger one will appear!

Taarifa ya shughuli za Mtandao wa Dar kwa Novemba 07

Wapendwa Wanamtandao,

 

Ninatazamia

sana

kuonana nanyi ndani ya kipindi cha wiki moja ijayo wakati natembelea Dar es Salaam. Hapa kuna taarifa iliyofupishwa ya shughuli za mtandao kwa sababu natarajia kupata wasaa wa kuongea na kila mmoja wenu ana kwa ana.

 

Pikiniki ya Watoto

Tunaelewa kwamba bado mnaendelea kujadiliana kuhusu jambo hili na mipango bado inaendelea, lakini hatujui

kama

tayari mmeshapanga tarehe au mipango yenu ni ipi. Sisi huku

London

tunaunga mkono wazo hili

sana

na tunatumaini kwamaba mnaendelea kutafuta suluhu nzuri kwa tatizo la kuwakatisha tamaa watoto ambao hawatapata nafasi ya kushiriki kwa sababu ya idadi kuwa  finyu.

 

Akaunti ya Benki na rekodi za fedha

Tunaelewa kwamba akaunti ya benki tayari imeshahamishwa, lakini hatujapata taarifa yeyote kutoka kwa mtunza hazina juu ya jambo

hilo

. Pia tunasubiria jibu kutoka kwa mtunza hazina kwa baadhi ya maswali kuhusu akaunti. Maswali haya ni muhimu

sana

kwa sababu tunapaswa kuwaonyesha wadhamini wetu huku

London

jinsi fedha zilivyotumiwa na mtandao kabla hatujafanya malipo ya ruzuku ya 2008 kwa vikundi vyenu, hivyo tafadhali fanyeni kila muwezalo kumsaidia mtunza hazina kujibu maswali yetu.

 

Ziara za kwenye vikundi

Taarifa ya hivi karibuni kutoka kwa Donatian, ya kabla ya mwisho wa wiki iliyopita ambayo haihusishi ziara za tarehe 17 na 18 Novemba, ni kwamba, vikundi 15 tayari vimeshatembelewa, lakini mpaka sasa Donatian hajapata taarifa kamili kutoka kwa kikundi chochote kile. Tuko makini

sana

katika kuhakikisha kwamba vikundi vyenu vinapata hundi ya ruzuku kwenye mkutano wa mwishoni mwa mwezi Desemba, lakini hili linawategemea ninyi mtoe taarifa muhimu zinazohitajika ili ruzuku iidhinishwe. Kwa jinsi inavyoonekana mpaka sasa ni kwamba wengi wenu hamtastahili kupata ruzuku, labda mpaka mwanzoni mwa mwaka ujao. Tafadhali naomba mharakishe kutoa taarifa zote ambazo Donatian amewaagiza.

 

Mkutano wa Mtandao wa Mwezi Novemba

Furaha anaandaa kipindi kwa ajili ya mkutano wa Novemba ambapo anategemea kwamba mtapatiwa uwezo wa kujaza taarifa fupi kwa Kiswahili ya shughuli za kikundi chenu kwa 2007. Hii itakuwa ya manufaa

sana

hasa kwa vikundi ambavyo bado havina taarifa ya mwaka na taarifa hiyo pia itawasaidia kujaza ukurasa mmoja wa ile fomu yetu ya Ruzuku.

 

Mkutano wa Mtandao kwa tarehe 2 Desemba

Tumepanga tuwe na mkutano maalumu siku ya Jumapili tarehe 2 Desemba. Hii itahusisha uchaguzi wa viongozi wapya wa mtandao ili kuhudumia mtandao kwa 2008, na pia majadiliano ya wazi kuhusu mstakabali wa mtandao wetu, ambapo natumaini mtaamua ni shughuli gani mngependa mtandao ufanye kwa mwaka ujao na mwaka utakaofuata ambao utakuwa mwaka wa mwisho wa programu yetu ya ruzuku. Tumegundua kwamba kwa wengi wenu, jumapili ni siku ambayo kwa kawaida mnatumia muda wenu kushinda na familia, na kwa namna ya pekee tunashukuru kuona kwamba mmedhamiria kuja kwenye mkutano kwa siku hiyo. Asanteni

sana

.

 

Mradi wa Maktaba;

Steven Milambo amefanya mabadiliko kwenye azimio la kuomba ruzuku baada ya majadiliano kati yenu kwenye mkutano wa mtandao na sisi huku

London

. Tunatarajia kushughulika naye pamoja na YLRF kuhakikisha kwamba

hilo

azimio linafika kwa mashirika lengwa ambayo yanaweza kufadhili.

Kama

mnavyojua kati ya changamoto juu ya kuwa na maktaba moja kubwa ni kwamba watoto wakaao mbali na maktaba hiyo watapata ugumu wa kufika. 

Kama

tutafanikiwa kupata ruzuku kwa ajili ya mradi huu, hapo mapango utakuwa ni kila kikundi ndani ya mtandao kipewe na mkusanyiko mdogo wa vitabu vya kiaada. Vitabu hivi vinaweza kutunzwa kwenye ofisi za vikundi vyenu ili watoto waweze kufika na kuvitumia.

 

Tafadhali jibu ombi langu la kutembelea vikundi kwa Desemba 3 na kuendelea

Ili

kuweza kutembelea vikundi ambavyo sikuvitembelea mwaka uliopita, nimetuma ujumbe kwa vikundi nikiwaomba uwezekano wa kuwatembelea katika ofisi zenu mwaka ujao. Baadhi ya vikundi tayari vimeshatoa jibu la ndiyo: Chakupau, YLRF, Vumwe, pofideso.

 

Hapa kuna orodha ya wale ambao hawajajibu; nitafurahi

sana

kama

mtaweza kumwambia Donatian au Furaha kwenye mkutano ili waweze kunijulisha kwamba mko tayari kutembelewa nami na kwamba viongozi wa vikundi vyenu watakuwepo.

 

                                                           

Jina la mtu au la kikundi	Date/tarehe	Time/muda
Sageta	Jumatatu 3 Desemba	3 asubuhi
Poverty Fighters	Jumatatu 3 Desemba	7:30 Mchana
Donatian Marusu	Jumatatu 3 Desemba	10 jioni
Preventive Healthcare Frontiers	Jumanne 4 Desemba	3 asubuhi
Twafaha	Jumatano 5 Desemba	3 asubuhi
Moms in Touch	Jumatano 5 Desemba	5:30 asubuhi
Chiyowonet (pamoja na Yopac na Tupendane Kujadili kuhusu mradi   shirikishi)	Jumatano 5 Desemba	8 mchana
Yovita Makoko	Alhamisi 6 Desemba	1:30 asubuhi (Kivukoni)
Chimaba Sanaa (pamoja na Nice na Wolisu, kujadili kuhusu mradi   shirikishi) – sina uhakika kama huu mkutano   umekubalika	Alhamisi 6 Desemba	3 asubuhi

 

 

Je, ungependa kuambatana nami katika ziara za kwenye vikundi?

Kama wewe (au mwanachama mwingine wa kikundi chenu) angependa kusafiri nami katika kutembelea vikundi kipindi cha ujio wangu, basi mpe jina lako Donatian (au Furaha

kama

hayupo) na onyesha ni siku gani ungependa. Mtapaswa kuja Kivukoni saa 2:45 asubuhi kuanza safari, chakula cha mchana kitakuwepo, na mtapokea malipo kidogo kwa muda mtakaoutumia. Ziara zitakoma sa 10 jioni.

 

Je, mngependa kutembelewa?

Kama mngependa kutembelewa nami, basi mwambie Donatian (au Furaha, kama hayupo) na nitaona

kama

nitafanikiwa kupanga ziara hizo.

 

 

Shughuli za viongozi;

Hatujapokea bado taarifa yeyote ile kutoka kwa viongozi inayoonyesha kwa mhutasari shughuli zao kwa mwezi huu.

 

Kutembeleana katika vikundi

Jumla ya ziara zote zilizofanywa mwaka huu ni 163. Vikundi ambavyo havijakamilisha ziara sita (kwa mjibu wa taarifa tulizopokea mwishoni mwa mwezi Octoba) ni:

 

• Chiyowonet
• Good Samaritan Foundation
• Iyana Education Trust
• National Youth Information Centre NICE
• Preventive Healthcare Frontiers*
• Red House 2000
• Sageta Youth and Children
• Sinza Youth Peer Educator*
• Tai Women Support Group (Tawosu)
• Tukolene Youth Development Centre
• Tupendane women group
• Twafaha Women Action Fighters v AIDS*
• Upendo Group
• WOLISU Women Life Support Network
• WOYONA Women Youth Nature Action

 

Vikundi vilivyowekewa nyota kwenye majina

yao

(*) vimefanya ziara chache

sana

chini ya nne zilizoripotiwa. Kupokea ruzuku ya 2008, vikundi vyenu vitapaswa kuwa tayari vimefanya jumla ya ziara sita (6) kwa mwishoni mwa 2007 (na kuwasilisha kwa mtindo wa taarifa!) tafadhali mfanye bidii.

 

Nawatakieni nyote mafanikio mema,

Tim

Na kutafsiriwa na

Donatian Marusu

23/11/2007

 

Taarifa ya shughuli za Mtandao kwa Octoba, 2007

Wapendwa wanamtandao,

 

Natumaini kuwa ninyi pamoja na watoto mnaowasaidia hamujambo.

 

Ziara za kwenye vikundi,

Mwaka uliopita ruzuku ya 2007 ilicheleweshwa na kwa hali hiyo watoto hawakuweza kuanza shule mwezi Januari kwa sababu fedha zilikuwa hazijafika.

Ili

kutochelewa tena, mwaka huu tungependa kuanza mchakato wa kuandaa ruzuku ya 2008 mapema iwezekanavyo.

 

Katika kutekeleza

hilo

tumekubaliana na Donatian kwamba atafanya ziara kwa kila kikundi kwa mwezi Novemba (na takribani vikundi vinne kati ya vilivyo imara zaidi kufanyiwa ziara mwezi Desemba). Natumaini hili litawasaidia kupata vitu vinavyohitajika tayari ili ruzuku zenu ziweze kugawanywa kwa hundi kwenye mkutano mwishoni mwa Mwezi Desemba.

Hii ina maana kwamba kwenye mkutano wa mwezi Octoba mkubaliane muda na tarehe ya kutembelewa na Donatian. Tafadhali muelewe kwamba ili aweze kutumia muda wake vizuri, Donatian atatembelea vikundi ambavyo viko karibu karibu kwa siku ile ile, hivyo atawatajia tarehe ya kuja kuwatembelea nanyi mjitahidi kadri muwezavyo ili kuhakikisha kuwa viongozi wote wa kikundi wanakuwepo siku hiyo. Donatian atajitahidi kuendana na muda wa kutembelea – kwa kawaida atatembelea vikundi vitatu kwa siku.

Donatian atawaelezea vizuri kwenye mkutano ujao wa mtandao ni maandalizi gani mtahitaji kufanya kwa ajili ya ziara yake.

Nategemea kuja

Dar es Salaam

mapema mwezi Desemba na kutembelea vikundi vyote vile ambavyo sikutembelea mwaka 2006.

Kama

utapenda kukutana na kuongea nami juu ya kuendesha mtandao wetu kwa ujumla na siyo kikundi chako tu, tafadhali mwambie Donatian na umweleze mada utakayopenda kuongelea naye atanitumia taarifa hiyo ili niweze kujipanga kwa ajili hiyo.

Mipango ya baadae ya Mtandao

Kama

mnavyojua, ruzuku yetu kwa mtandao wenu inadumu kwa kipindi cha miaka minne. Mwaka 2007 ni mwaka wa pili na hivyo mwishoni mwa mwaka huu itakuwa nusu ya safari yetu kushughulika na vikundi vyenu. Ni muda mwafaka sasa wa kuanza kufikiri jinsi ya kuufanya mtandao uwe imara zaidi ili kustahimili wenyewe baada ya shirika letu kusitisha ruzuku yake kwa miaka miwili ijayo. Tafadhali jadilini hili na wanachama wa vikundi vyenu na pia muzingatie hilo wakati mkiendelea kuhudhuria mikutano ijayo. Natumaini kwamba nitakapokuja mwezi Desemba tutaweza kuliona hilo zaidi.

 

Uchaguzi:

Mwezi Desemba utakuwa ni wakati wa kufanya uchaguzi wa viongozi wa mtandao. Tunadhani kwamba mtandao wetu utakuwa imara zaidi kama utashirikisha vipaji vya watu wengine zaidi. Ili hili liweze kutokea, tunahitaji watu wapya ambao hawajawahi kushika nyadhifa za uongozi ili waweze kutuhudumia kama viongozi wa mtandao kwa mwaka 2008. Kumbukeni kwamba hutahitaji kuwa na uwezo mzuri wa Kingereza au ujuzi maalumu au elimu ya juu ili kuwa kiongozi – isipokuwa kitu muhimu ni nia ya kufanya kazi kwa bidii na kuwa tayari kusikiliza maoni ya wanamtandao na kutawala mtandao vizuri ili uwe wa manufaa kwa wanamtandao wote. Tafadhali fikirini kwa makini namna ya kuwa kiongozi.

Mengineyo

Hatujapokea bado taarifa kutoka kwa viongozi juu ya shughuli zao katika mtandao wetu kwa mwezi huu, kwa hiyo basi tutatawanya taarifa za kawaida za kila mwezi za shughuli za viongozi wa mtandao kwa njia ya barua pepe (email) kwa wanamtandao wote. Kama huna uwezo wa kutumia barua pepe na ungependa nakala ya taarifa hizo basi mwambie Donatian naye ataorodhesha vikundi vitakavyohitaji ili kuandaa nakala za kutosha na atawaletea kwenye vikundi vyenu wakati wa ziara yake.

 

Nikiwatakieni matashi mema kwenu na kwa familia zenu,

Tim

 

Imeandaliwa na Tim Jackson,

Imetafsiriwa na Donatian Marusu

 

26^th October 2007.

Chimaba: Ripoti ya Mradi Wa Utambuzi Wa Watoto Wasi Na Vyeti Vya Kuzaliwa

CHIMABA SANAA GROUP

Download chimabashared_grant_report.doc

RIPOTI YA MRADI WA UTAMBUZI WA WATOTO WASIO NA VYETI VYA KUZALIWA.(SHARED GRANT)

Location: Kisarawe.

Funded by: Argentarius Foundation-UK

 

Chimaba Sanaa Group

Kinondoni Ada,estate Binti Matola Road, House No.28, Kinondoni Municipal.

P. O. Box 3123 Dar es salaam.

Cell Phone: +255 755 – 467568

Tell: 022 2669011

Email: chimabasanaa@yahoo.com

 

UTANGULIZI

CHIMABA SANAA GROUP ni asasi isiyo ya kiserikali ambayo imekuwa ikijishughulisha na utoaji wa huduma ya kisaikolojia kwa watoto waishio katika mazingila magumu kwa kutumia sanaa shilikishi kama nyenzo kuu ya msaada kwa watoto.hata hivyo pamoja na huduma hii shilika liliona ni vyema watoto hawa kuwa na haki ya kutambulika kama watanzania halisi,ambayo ni haki ya kila binadamu kokote duniani.lakini tukumbuke kwamba huwezi kutambulika kama raia halisi katika nchi yeyote ulimwenguni bila kuwa na cheti cha kuzaliwa!na pia shilika lililejea katika kauri ya serikali juu ya mpango wake wa utoaji wa IDENTITY CARD kwa waTanzania wote.ambapo kigezo cha utambuzi wa kujua yupi ni mTanzania ni lazima huwe na cheti cha kuzaliwa,ambapo watoto wengi imeonekana hawana vyeti hivyo!hivyo baada ya kuona upungufu huu shilika liliomba msaada wa uwezeshwaji toka Africancommunities-UK,ili kuwezesha utambuzi wa watoto wote ambao hawana vyeti vya kuzaliwa katika maeneo ya kata ya kinondoni na kisarawe,ambapo ndio maeneo ambayo shilika limekuwa likitoa huduma zake kwa miaka miwiri sasa.na tuliweza kufanya kazi hii kwa ushilikiano wa mashilika mengine mawili,ambayo ni NATIONAL YOUTH INFORMATION CENTRE(NICE) na WOLISU.

 

SHUGHULI:

 

Mradi huu wa utambuzi wa watoto wote wasio na vyeti vya kuzaliwa ulianza mapema mwezi wa May2007 na kumalizika mwezi wa July2007.na mradi ulilenga zaidi kuandaa utaratibu ambao ungewezesha kupatikana kwa taarifa za msingi sana toka kwa mtoto mwenyewe au mlezi wake.

 

(i)Kutambulisha mradi kwa serikali za mitaa ya maeneo tuliyofanya utambuzi wa watoto kwa njia ya barua na majadiliano ya muda mfupi na ofisi husika.

 

(ii)Kutengeneza dodoso.

 

(iii)Kupita nyumba kwa nyumba kadiri ya idadi ya makisio na shule kadhaa kadri ya makisio tuliyojipangia.

 

(iv)Kuandika ripoti ndogo.

 

(v)Tathimini ya shughuli zote zilizofanyika.

 

(vi)Ripoti ya mwisho wa mradi kuandikwa.

 

MATOKEO.

-Watekelezaji wa mradi waliweza kuzitembelea nyumba 25 za familia tofauti tofauti na shule moja ya msingi.

 

-Waliweza kufanya maojiano na watoto 56 toka familia 18!

-Waliweza kujaza dodoso nzima kwa watoto 22

KUSHUHUDIA KWA KUONA(OBSERVATION)

 

-Watekelezaji wa mradi waliweza kujifunza na hata kujenga mahusiano mapya na familia zote walizofanya majadiliano.

 

-Mahusiano na serikali za maeneo yaliyofikiwa yamekuwa ya kufaa sana hasa baada ya utambuzi huu wa watoto.

 

-Watekelezaji walionyesha ubunifu hasa baada ya kuboresha dodoso baada ya baadhi ya maswari kuwa yenye mkanganyiko.

 

-Mradi huu unaweza ukafanyika kama mwendelezo hata mahari pengine.

 

MAPENDEKEZO:

 

Kwa kiasi kikubwa CHIMABA SANAA GROUP na Asasi marafiki katika mradi huu wameweza kufanya jambo lenye maana kubwa sana kwa manufaa ya jamii ya kiTanzania.hasa maeneo mradi huu ulipofanyika.yaani kisarawe.japo makadilio ya mradi ilikuwa kufikia na eneo la kata ya kinondoni lakini bajeti ya kifedha haikuweza kutosha.tulichojifunza zaidi katika mradi huu ni kwamba jamii ya maeneo husika ni vyema ishilikishwe katika jambo hili kwa ukaribu sana,kwani watu wengi hawajajua umuhimu wa vyeti vya kuzaliwa na hawaoni umuhimu wa watoto wao kuwa na vyeti hivi.kwa vile ni vigumu kugharimia vyeti vya kuzaliwa kwa watoto wote wanaoendelea kutambuliwa,ni vyema kuielimisha jamii jinsi gani ishiriki moja kwa moja katika hili tunaamini kabisa picha nzima ya mabadiliko itaonekana.

 

HITIMISHO:

 

Mradi huu wa ushirika,umetujengea hari mpya kabisa katika utendaji wa kazi zetu za kijamii za kila siku,na kutufanya tujiamini sana kwa kuona kumbe umoja ni nguvu na utengano ni udhaifu! Tunawashukulu sana Foundation ya Uingereza kwa kufadhili jambo hili lenye maana sana kwa watoto walengwa wa Asasi zetu.

.

Tembelea

Ushauri kwa wanamtandao juu ya kutembelea vikundi, Novemba 2007

Kama mnavyojua tunapanga kwamba kila kikundi kitatembelewa na Mratibu, Donatian Marusu

Madhumuni ya ziara

Sababu ya kutembelea vikundi ni:

• Ili kuelewa namna   ruzuku ya 2007 ilivyotumika
• Kuelewa uwezo wa   vikundi hadi  mwishoni wa 2007
• Kusaidia vikundi   katika kuandaa taarifa zao kwa ajili ya ruzuku ya 2008

Ratiba ya ziara

Kwa sababu Donatian atatembelea vikundi vyote 28 na atatumia muda wa saa 2 kwa kila kikundi, ziara hiyo itamchukua mwezi mzima wa Novemba. Kama mnavyojua, Donatian amependekeza ratiba ambayo itamwezesha kutembelea vikundi vilivyo karibu karibu kwa siku hiyo hiyo.

Kujifunza kutokana na makosa yetu

Mwaka uliopita, vikundi vingi vilichelewa sana kupokea ruzuku zao kuliko tulivyotegemea. Mwaka huu tunatarajia kujifunza kutokana na makosa yetu na kujitahidi kumalizia mchakato wa ruzuku ya 2007 kwa ufanisi ili kila kikundi kiweze kulipwa hundi kabla ya Mwezi Desemba 2007. Ili kufainikisha hili, tunahitaji mambo matatu:  kazi ya haraka ya Taasisi huku London, kazi ya haraka ya Viongozi na ushirikiano kutoka kikundi chenu.

Ahadi yetu kwenu:

Sisi katika Taasisi yetu huku tunaahidi kufanya kila liwezekanalo kuidhinisha ruzuku kwa viongozi wenu kwa tarehe 20 Desemba ili vikundi sitahili viweze kupokea hundi zao katika mkutano wa mwisho wa mwaka wa Jumamosi, 29 Desemba. Lakini nanyi mnapaswa kutimiza wajibu wenu pia. Ili kupata ruzuku yenu, mnapaswa 

• kuhakikisha kwamba   viongozi wenu 3 wanakuwepo siku mliyokubaliana Donatian  atembelee   kikundi chenu
• kuandaa kumbukumbu   zote na taarifa zot atakazohitaji
• kuleta risiti za   ruzuku kwenye mkutano wa tarehe 29 Desemba, ikiwa imesainiwa kwa ufasaha   na viongozi wenu wote. Mhuri sio lazima sana.

Ahadi yetu juu ya ziara za kwenye vikundi

Donatian atakapotembelea vikundi vyenu

• atajitahidi kuwasili   kwa wakati. Hii ina maana kwamba atawahi kuanza ziara yake ya mwanzo   wa siku
• Kuwatarifu mara   tu ikitokea atachelewa. Kwa mfano ikitokea kwamba ziara yake ya kwanza   atachelewa kwa saa moja, hii itakuwa na maana kwamba ziara zote za siku   hiyo zitacheleweshwa, ila ikitokea kwamba kuna kuchelewa itampasa kupigia   simu vikundi vyote atakavyotembelea siku hiyo mapema ili vipate kujua   kwamba kutakuwa na kuchelewa. Hatangoja mpaka mwisho wa mkutano ule   kutoa taarifa kwa kikundi kitakachofuata. Kwamba atachelewa.
• Kuweni wapole, wanaojali   na waaminifu wakati wa ziara yake kwenye kikundi chenu. Kama mtakuwa   na dukuduku zozote zile juu ya namna ziara ilivyofanyika, tafadhali   wsiliana na Tim kwenye anuwani yake: tim@africancommunities.org au mmoja wa viongozi wa mtandao. 

Nyaraka na taarifa za kuandaa kabla ya ziara:

Donatian atatarajia kuona vitu vifuatavyo wakati wa ziara yake:

• Vivuli vya vyeti   vya utaifa vya viongozi wenu wote, orodha ya anuwani zao za nyumbani   na namba za simu za viganjani
• Nakala ya cheti   cha usajili wa shirika lenu la sasa na nakala ya ukurasa wa hivi karibuni   wa  kitabu cha benki au maelezo ya benki ambao unaonyesha bayana   kiasi cha fedha katika akaunti.
• Rekodi zenu za fedha   (kama vile: vitabu vya hesabu, risiti, maelezo ya benki)
• Rekodi za shughuli   zenu ( kama vile: mafili ya watoto, rekodi za kutembeleana katika vikundi,   rekodi ya misaada ya vifaa vya elimu)
• Nyaraka muhimu zinazohusiana   na kikundi chenu (kama vile Katiba, Nyaraka za usajili, Mihutasari wa   mikutano yenu)

Ni nani anayepaswa kuwepo katika mkutano huo

Kitu cha msingi ni kwamba Donatian atahitaji kukutana na viongozi wa kikundi chenu. Tafadhali mjaribu kupanga kwamba angalau watatu kati ya viongozi wenu (Mf. Mwenyekiti, Mweka hazina, Katibu, Mratibu) wanakuwepo kwenye mkutano. Kama itatokea watu wametingwa na shughuli, basi ni vema kupanga akaongea na mmoja baada ya mwingine, badala ya kuongea na wote kwa pamoja, lakini hatatembelea kikundi kimoja mara mbili.

Je kitatokea nini ikiwa mmepata tatizo siku hiyo

Mkishakubaliana Tarehe na muda pamoja na Donatian, ni muhimu kwamba muwe tayari kukutana naye kwenye muda mliokubaliana atakapokuja. Kama itatokea dharura na mnataka kubadili utaratibu, ni vema kumutumie ujumbe (mf. Tuma ujumbe kwa simu) mapema iwezekanavyo, na vizuri zaidi kabla ya usiku wa kuamkia siku husika. Na ikitokea amekuja kwenye kikundi chenu na ninyi hampo, basi Donatian ataenda kwenye kikundi kinachofuata. Atajitahidi kuwatembelea ninyi mwisho wa siku, na kama hili halitowezekana, basi ruzuku yenu ya 2008 itachelewa.

Kama muna maswali au jambo Fulani

Kama kuna swali lolote lile au jambo fulani kuhusu ziara hizo, Tafadhali tuma barua pepe au piga simu kwa Donatian kwanza N0. 0754-337320. Kama itakuwa hujaridhika na majibu basi wasiliana na Tim Jackson katika: tim at african communities dot org.